Spécial Entrepreneur(e)s Performants : Nos 10 conseils pour mieux gérer votre temps

Entreprendre demande courage, détermination, patience, persévérance et avant tout beaucoup d’organisation.

Que l’on soit à la tête d’une grande entreprise, une PME, TPE ou Solopreneur(e), organiser son temps, sa semaine, ou sa journée, de bout en bout et éclaircir les objectifs à atteindre ainsi que les priorités à traiter est primordial pour ne pas se perdre !

Définir son plan d’action avant de démarrer sa semaine de travail permet non seulement à l’entrepreneur d’optimiser son temps et d’être plus performant mais aussi d’avancer avec moins de stress, en gérant d’une main de maître vie professionnelle et personnelle.

Hello Desk, espace de bureaux partagés clefs en main à Casablanca, est quotidiennement en lien avec des entrepreneurs de différents horizons qui viennent travailler dans ses espaces partagés. C’est pourquoi nous partageons nos conseils et astuces pour mieux gérer votre temps.

Voici notre liste de 10 conseils pour mieux gérer votre temps en tant qu’entrepreneur(e) :

1- Place à la planification de vos tâches chaque dimanche, au soir. :

Définissez la ligne directrice pour chaque semaine en fonction des objectifs à atteindre. Comment ?

1.1 : Priorisation des tâches
Traiter tous les jours les tâches urgentes uniquement ne fera pas avancer vos projets importants. D’où le besoin de dresser la liste des tâches urgentes pour la semaine en fonction des dates les plus proches, tout en allouant un moment dans la journée pour les projets importants, à plus long terme et qui nécessitent plus de travail et de réflexion.
Vous pouvez aussi commencer par les tâches les plus faciles, qui prennent 5 ou 10 minutes, ou celles qui débloqueront vos collaborateurs, en libérant rapidement votre agenda et faisant avancer le travail des équipes.
Une bonne solution pour accorder plus de votre temps aux tâches à forte valeur ajoutée serait de rassembler toutes les tâches à faible valeur ajoutée ou chronophages et soit leur allouer un temps limité soit les déléguer à vos collaborateurs ou à des experts.

1.2 : Utilisez des outils de planification :
Ces outils sont disponibles en version mobile et desktop pour visualiser à tout moment le contenu de votre agenda et l’avancement de vos projets en deux clics seulement, parmi eux Google Agenda, Calendly, Asana, Trello ou le planificateur de Microsoft Teams.

2- Etablissez une routine personnelle et professionnelle :

Vos vies personnelles et professionnelles sont intimement liées. Garder un fil conducteur avec un équilibre entre les deux permettra non seulement de vous mener vers la réussite mais aussi d’améliorer votre qualité de vie et santé mentale.
La répétition et une discipline à toute épreuve vous éviteront procrastination, démotivation et abandon face aux difficultés de l’entrepreneuriat.

2.1 : Routine personnelle
Définissez clairement des plages horaires pour votre marche quotidienne, votre sport, la planification de vacances, l’heure pour chercher les enfants à l’école, vos courses, vos moments de famille et de déconnexion.
Peu importe votre style de vie, le fait d’accorder de l’importance à sa vie personnelle en la nourrissant au quotidien aura certainement un impact positif sur vos accomplissements professionnelles. Alors, ne la négligez pas !

2.2 : Routine professionnelle :
A quelle heure je décide de commencer et finir ma journée de travail ? Quel créneau pour traiter les calls et réunions ? Quand traiter et trier mes mails ? A quelle fréquence? A quelle heure déjeuner ? Quelle fréquence pour mes pauses café ou pour faire des étirements ?
Autant de questions auxquelles il faut répondre pour définir la routine à suivre.

3- Adaptez votre organisation à votre rythme biologique :

Vous vous êtes déjà posé la question « à quel moment de la journée ou de la semaine j’ai le plus de tonus ? ? Si la réponse est non, il est donc temps de traiter vos tâches en fonction de vos pics de productivité naturels !
Si votre pic d’énergie est l’après-midi et que vous préférez être de bonne humeur pour vos RDV clients, c’est à ce moment même qu’il serait judicieux de les organiser. Si vous préférez le matin pour traiter les tâches qui nécessitent calme et concentration, faites-le.
L’important est de s’organiser en fonction de votre organisme pour être plus heureux et performant au travail.
Les formules de bureaux ou salles de réunion proposées par Hello Desk sont sur-mesure et sont totalement adaptables à vos besoins, avec un accès possible également par heure ou par journée.

4- Eliminez toutes sources de distraction :

Vous avez un dossier très important à boucler mais vous n’arrêtez pas d’être interrompu(e) ?
Désactivez le son de vos notifications, fermez vos réseaux sociaux et boites e-mail. Tout ce qui vous perturbera est à éliminer jusqu’à finalisation.
Un bureau privé et insonorisé comme ceux proposés par Hello Desk à Casablanca sont également un bon moyen de garder le focus quand il le faut sans être dérangé à chaque minute.

5- Osez dire non quand il le faut :

Un(e) entrepreneur(e) est toujours confronté(e) à des sollicitations inutiles de la part de ses clients, prestataires ou collaborateurs.
Les appels et réunions à rallonge qui pourraient être remplacés par de simples mails, les projets qui ne vous animent pas et ne vous rapportent pas suffisamment de chiffres d’affaires sont tout simplement à décliner ou reporter, en toute bienveillance.
Votre temps est précieux, économisez-le pour les projets et tâches à forte valeur ajoutée.
Dire non vous paraît difficile ? Dites-le plus souvent quand cela est nécessaire et cela vous semblera tout naturel.

6- Limitez vos prises de décisions aux choix les plus importants :

Dans tout quotidien, il est nécessaire de faire des choix : vêtements à porter, plats à cuisiner et autres décisions du quotidien peuvent vous coûter beaucoup de temps et d’énergie. Organisez les éléments du quotidien à l’avance et faites des choix rapides pour mettre de côté l’énergie suffisante pour les grandes prises de décisions, notamment sur le plan professionnel.

7- Prenez des notes pour tout et à tout moment :

Faites du bloc-notes digital ou celui en version papier votre allié pour diminuer votre charge mentale.
En marchant, à l’heure du déjeuner ou avant de vous endormir, écrire vos idées sera source de soulagement. Vous y gagnerez également un temps considérable.
Comme le dit si bien le dicton ‘’les paroles s’envolent, les écrits restent‘’.

8- Choisissez un endroit bien rangé et dédié au travail :

Propre, confortable et calme, votre espace de travail doit vous assurer une concentration optimale et vous offrir un cadre reposant favorisant votre productivité.
Hello Desk à Casablanca offre à ses coworkers des positions coworking et des bureaux privatifs clefs en main avec accès à des salles de réunions entièrement équipées en plus de prestations premium pour limiter vos tracas du quotidien.

9- Ne perdez pas de vue votre Why et la vision que vous aviez fixée pour vos projets :

Evitez de vous disperser et de dévier de vos objectifs en gardant une vision en ‘’tunnel’’, tel un cheval de course. Le plus vous connaitrez votre ‘’Pourquoi’’, le mieux vous atteindrez vos objectifs et resterez aligné(e)s avec vos valeurs.
Attention ! Cela ne veut pas dire vous déconnecter complètement de votre environnement, mais de savoir quand est-ce qu’il est nécessaire de retourner à l’essentiel.

10- Passez à la semaine de 4 jours :

Suite à la pandémie du covid19, de plus en plus d’entreprises sont passés à la semaine de 4 jours.
La crise du covid19 a confirmé l’importance de l’équilibre vie personnelle et professionnelle et a surtout favorisé liberté, flexibilité et productivité au détriment du présentéisme et de la rigidité des anciens modèles de management.
Il a même été démontré que les collaborateurs deviennent plus performants en ne travaillant que 4 jours par semaine.

Enfin, adaptez ces conseils à votre activité et gardez ce qui fonctionne le plus pour une gestion du temps sur-mesure.

L’un des avantages de la vie entrepreneuriale est que vous êtes le principal décisionnaire.

Si votre premier exercice de planification ne fonctionne pas pour vous, ne vous découragez pas. Changez de plan !

Vous vous connaissez plus que personne, vous finirez sûrement par trouver LA formule gagnante !

Et si vous êtes à la recherche de l’endroit parfait pour une rentrée réussie, n’hésitez pas à nous contactez pour prévoir une visite gratuite de nos locaux en appelant le + 212 6 62 18 31 73 ou via notre site web: www.hellodesk.ma

Bonne rentrée à tous !